دانلود مقاله درمورد مدیریت اسناد

توضیحات

“دانلود مقاله درمورد مدیریت اسناد“

كليات:

اگر مروري به دوره هاي گذشته داشته باشيم ميبينيم كه پادشاهان براي انتقال پيامهاي خود از نامه و نامه رسان (پيك) استفاده مي كردند و بر اساس گفتگوها و مذاكرات قرارداد و سندهايي را تنظيم و امضاء مي كردند كه بعدها به عنوان سند نگهداري مي شد به مرور كه نقش علم مديريت و اقتصاد و ديگر علوم در زندگي اجتماعي بيشتر آشكار گرديد ، سازمانها گسترش يافتند و تبادل نامه ها و اسناد بيشتر و بيشتر شد تا اينكه درسي به نام طرز نگهداري و حفاظت اسناد در دانشگاهها مطرح گرديد .

اگر بخواهيم به اهميت مديريت اسناد در سازمانهاي بزرگ امروزي بيشتر پي ببريم ، لازم است بدانيم كه يك سازمان به صورت مجموعه اي متشكل و اجزاء به هم پيوسته است كه عملكرد هر يك از اجزاء به روي كل سيستم تأثير مي گذارد . بنابراين اگر مديريت اسناد بر اساس معيارهاي منطقي و علمي استوار نگردد ، نمي توان شاهد حركت موزون و همگون همة قسمتهاي سازمان به سوي هدف واحد باشيم . لذا با توجه به اهميت مكاتبات اداري وسهم بزرگ آن به پيش بردن هدف لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارايي سازمان مي شود ، توجه گردد .

گردش مكاتبات و اسناد اداري : اصول گردش مكاتبات كه بخشي از مديريت اسناد است شامل : ايجاد ، مراحل گردش ، بايگاني مكاتبات و در پايان امحاء (از بين بردن) اوراق غير ضروري مي باشد . بنابراين لازم است نسبت به هر يك از مراحل ياد شده آشنايي كافي داشته باشيم .

تعريف مديريت اسناد : مديريت اسناد عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه هاي لازم براي تسريع و سهولت دستيابي به مكاتبات ، اسناد و مدارك مورد نياز از مرحلة ايجاد نامه تا از بين بردن اوراق زائد .

شاخه هاي مديريت اسناد :

• مديريت ارسال ومراسلات : به مجموعه روشهاي عملياتي كه براي نگهداري ، تنظيم و طبقه بندي اسناد به منظور سهولت و تسريع مراجعه به آن صورت مي گيرد گفته مي شود . بنابراين لازم است بايگاني اسناد و مدارك سازمان بر اساس اصول منطقي و صحيح نگهداري شود .
• مديرت فرمها : در صورتيكه فرمهاي مختلف در سازمان بر اساس اصول و ضوابط علمي استوار و مورد استفاده قرار گيرد عمليات اجرايي در تمام سطوح سازمان به طور يكنواخت جريان خواهد يافت . نتيجة اجراي مديريت فرمها الف)حذف فرمهاي غير ضروري و تكراري ب)درآميختن فرمهاي مشابه ج)ايجاد و بكاربستن مشخصات يكنواخت و مطلوب براي جنس ، رنگ و چاپ فرمهاي سازماني مي باشد .
• مديريت گزارشها : از وظايف عمدة سازمان جمع آوري اطلاعات جهت استفادة مديران در سطوح مختلف سازماني مي باشد . بكارگرفتن اصول مديريت گزارشها اين امكان را خواهد داد كه اطلاعات در حد مطلوب و كافي جمع آوري و نگهداري شود .

مقاله درمورد مدیریت اسناد را میتوانید از سایت 2Doc.ir با فرمت WORD و قابل ویرایش دانلود کنید.

 جهت اطلاع از آخرین تخفیف ها در صفحه اینستاگرام و کانال تلگرام ما عضو شوید.
 در صورت بروز مشکل و یا هر گونه سوال در صفحه تماس با ما در ارتباط باشید.